Comment documenter sa conformité au règlement RGPD ?
Conformément au principe d’accountability (responsabilité) du RGPD, le responsable de traitement ou le sous-traitant a l’obligation de documenter le fait qu’il respecte les obligations prévues par le règlement RGPD. Il est ainsi obligatoire de constituer une documentation permettant de prouver que des mesures organisationnelles et techniques appropriées ont été mises en place.
Cette documentation inclut notamment :
- la documentation sur les traitements des données personnelles : le registre des actions de traitement des données personnelles, l’analyse d’impact, la documentation justifiant l’encadrement des transferts de données personnelles ;
- la documentation relative à l’information des personnes : les mentions d’information des personnes concernées, la politique de conservation des données personnelles ;
- la documentation contractuelle régissant les relations entre les acteurs : les contrats avec les partenaires (ex: représentant dans l’UE, le sous-traitant), les procédures internes de sécurité assurant la protection des données personnelles et la documentation permettant d’apporter les preuves que les personnes concernées ont donné leur consentement.
L’obligation d’accountability est une obligation permanente. Par conséquent, les documents mentionnés ci-dessus doivent être régulièrement mis à jour afin d’assurer une conformité en continu.
Nos avocats spécialistes sont disponibles pour répondre à vos interrogations sur ces sujets dans le cadre d’un entretien téléphonique à tout moment.
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Pour obtenir plus d’information sur le contenu de la documentation RGPD, vous pouvez lire notre dernier article sur la politique de confidentialité et le registre des activités de traitement.